Jak przygotować się do RODO?



Jak przygotować się do RODO?
Przygotowania do wdrożenia RODO warto rozpocząć jak najwcześniej. Nowe przepisy mówią o regulacjach procesów wewnętrznych, więc przedsiębiorstwo dysponuje dużą swobodą w wyborze sposobu ich wprowadzenia: samo dobiera formy i decyduje o koniecznych zmianach. Jeżeli prowadzone do tej pory działania były zgodne z obowiązującymi przepisami, mogą stanowić punkt startowy przy wdrażaniu zmian, ponieważ część przepisów jest tożsama z obecnymi regulacjami. Natomiast omówione poniżej etapy mają na celu pomóc w zaplanowaniu przebiegu wdrożenia nowych zapisów i rozszerzeń.

Etap 1. Świadomość
Sposób myślenia pracowników determinuje charakter i rodzaj podejmowanych przez nich działań. Właśnie dlatego świadomość stanowi centralny element rozpoczęcia zmian. Wszyscy pracownicy w przedsiębiorstwie, a zwłaszcza osoby decyzyjne muszą wiedzieć o zmianach, które wprowadza RODO. Niemniej ważne jest powiadomienie ich o konsekwencjach wynikających z ich nieprzestrzegania. To klucz do podjęcia kolejnych kroków.

Etap 2. Audyt 
Następnie należy przeprowadzić audyt, czyli sprawdzić jak procedury dotyczące ochrony danych osobowych w firmie wyglądają obecnie. Pozwoli to na późniejsze określenie rodzaju i ilości koniecznych zmian oraz zdefiniuje charakter działań, które należy podjąć, by dopasować się do wchodzących w życie przepisów.

Etap 3. Zaplanowanie i wdrożenie zmian
To etap, w którym należy wykorzystać informacje uzyskane podczas audytu i dostosować procesy do wymagań stawianych przez RODO. Podczas planowania uwzględnić trzeba wszystkie wymienione we wcześniejszej części artykułu obowiązki nakładane na przedsiębiorstwa oraz nowe prawa nadawane osobom fizycznym. Zarówno systemy IT, klauzule informacyjne oraz inne zasady dotyczące sposobu gromadzenia i przechowywania posiadanych informacji muszą być zgodne z nowymi przepisami.

Etap 4. Szkolenia dla pracowników
Czas na edukację pracowników dopasowaną stosownie do ich roli i kompetencji. Zorganizowanie szkoleń dla poszczególnych działów firmy na temat prowadzenia działań zgodnie z przepisami pomoże uniknąć wystąpienia błędów w przyszłości. Kluczem do ich skuteczności jest dopasowanie przekazywanych informacji do ról poszczególnych osób. Marketingowcy powinni dowiedzieć się więcej o profilowaniu, natomiast pani pracująca w sekretariacie o dodatkowych obowiązkach związanych z ochroną personaliów.

Etap 5. Kontrola
Ostatnim krokiem jest kontrola wprowadzonych zmian. To weryfikacja podjętych działań dostosowawczych oraz ich rezultatów. Pozwoli określić czy firma jest przygotowana na nowe przepisy oraz pokaże elementy wymagające dopracowania.
Rozporządzenie RODO wejdzie w życie już za kilka miesięcy. Opisane wyżej działania i przepisy mają na celu egzekwowanie podstawowego prawa obywateli Unii Europejskiej, jakim jest ochrona danych osobowych. Ustawa wprowadza zmiany, które teraz mogą wydawać się trudne do wdrożenia. Należy jednak pamiętać, że ochrona danych osobowych, to kwestia, która nie może pozostać zaniedbana, a troska o nią przyniesie korzyści całemu społeczeństwu.
#rodo

POWRÓT
Copyright © 2018 - Księgowość Katarzyna Dolatowska - Projekt i realizacja: INTER Kielce - strony www

tworzenie-stron-www-kielce